電子報
隨著人工智慧（AI）技術日益進步，政府單位的日常工作也開始因AI而轉型。在繁瑣的行政工作中，ChatGPT等生成式AI扮演著智慧助手的角色，協助公部門人員更高效地完成任務。本系列電子報將以「實際案例」為出發點，分享生成式AI在公部門日常業務中的應用方式，從基礎操作到進階整合，一步步陪伴同仁與各界夥伴，探索AI在行政效率、知識管理與對外服務上的可能性，無論你是剛開始接觸AI，或正在尋找應用的靈感，都歡迎加入這場數位轉型的實驗旅程。
本期電子報介紹六個ChatGPT實務應用案例，範圍涵蓋從意見調查分析到問卷設計、從文章摘要到講者簡歷撰寫，甚至製作QR Code等。透過這些案例，我們將看到AI如何重塑政府日常工作流程、提高效率並降低人工作業負擔。
在公部門辦理活動或政策執行後，常會發放問卷或收集民眾意見。然而開放式問答的文字資料往往需要人工逐字檢視，不僅耗費大量時間，判讀情緒還容易受主觀影響。針對這個痛點，ChatGPT可以大顯身手。實務上，我們可以將回收的問卷意見或網路評論整理後輸入ChatGPT，請它自動進行語意分析與分類，快速判定哪些回應屬於正面肯定、哪些是中性陳述、哪些帶有負面情緒，並產出分類依據說明。
例如將「農村水保署」的Google地圖評論交由ChatGPT分析。ChatGPT自動將十多則評論分為正面、中性、負面三類，並以表格方式摘要重點。舉例來說，像「環境優美」、「服務親切」的留言會被歸類為正面，ChatGPT 會在表格中附註此評語使用了正向字詞，展現出對單位的好印象；反之，留言若提及不滿（例如對無法使用設施表示失望），則歸為負面，並附上判斷原因。經由這種方式，繁雜的文字意見能在幾秒內轉化為有條理的分析報告，協助單位迅速掌握民意趨向，針對問題研擬改善對策。
公部門經常需要撰寫各式公文函稿，但有時我們拿到的素材僅是片段資訊或重點摘記，對於公文不熟悉的新進同仁或是承辦廠商，要直接寫成完整公文並不容易。這時候，ChatGPT可以充當文字幕僚的角色。實務情境例如：某次採購案件中，廠商提交的標價清單與建議書內容對不上，單位要求廠商說明並更正，但廠商回覆的文字過於簡略，無法直接轉成正式公文。承辦人員必須協助補充說明細節並注意法規遵循性，引用法規依據，這對公文寫作能力是個考驗。
導入ChatGPT之後，公文撰寫流程變得輕鬆許多。首先我們將蒐集到的資訊要點（例如：「系統擴充與維護費用金額寫反，但總價不變」、「依《政府採購法施行細則》，文件不一致可要求廠商說明」等）透過對話方式逐一提供給ChatGPT。接著請它根據這些要點擴寫成一份正式的公文函。ChatGPT會產出初稿，包括事件背景、廠商錯誤內容說明，以及依據法規所做的處理方式等完整段落。不出幾分鐘，我們就拿到了一份架構完整的函稿，大幅減輕了承辦人反覆修稿的負擔。需要注意的是，AI引用的法規或數據仍需人工覆核，確保公文內容無誤。在確認內容正確後，這封經ChatGPT潤色擴充的公文即可發出。
在辦理教育訓練時，課後的滿意度問卷與測驗設計常是單位的一大挑戰。開課單位需根據課程內容快速產出題目，同時確保題目品質一致；而學員若因公務中途離席，或課程難度較高理解有限，也可能在答題時感到困難。針對這些情境，ChatGPT提供了創新解法。
對開課單位而言，只需將課程簡報或講義的重點提供給ChatGPT，便能讓它自動生成各式測驗題目（選擇題、填空題、申論題皆可）。例如，請ChatGPT根據「資安訓練教材」產生10題選擇題，結果幾秒內就獲得了涵蓋重要概念的題庫，包括「何謂零時差攻擊？」「降低行動裝置資安風險的方法？」等一系列題目。這些題目不僅選項多元，ChatGPT還能標示正確答案或提供解答依據，方便講師核對。滿意度問卷方面，ChatGPT也能據課程內容自動生成問題，涵蓋講師表現、教材內容、學習收穫等面向，確保問卷全面且中肯。
對於學員，ChatGPT則彷彿是一位隨身家教。針對沒吸收到的課程重點，學員可以將課程主題提問給ChatGPT，獲得淺顯易懂的解釋與背景知識。以「全民國防教育訓練－火線埋伏」為例，有學員在課後請教ChatGPT難解題目，AI不僅解釋專有名詞，還提供作答邏輯與案例說明，幫助學員更有信心完成測驗。這樣的應用不僅讓講師省去了繁瑣的命題時間，也為學員建立一條有效的課後複習路徑，進一步提升整體訓練成效。
在資訊爆炸的時代，我們常常在社群上看到有趣的新聞或報導，迫不及待想分享給同事朋友。然而僅僅貼上一個網址往往無法引起對方興趣，接收者可能不知道你分享的重點為何，如同看到一串莫名其妙的連結，心生疑惑。針對這種情形，ChatGPT 可以協助我們為文章加上精準的摘要，讓分享不再只是一個生硬的連結，而是附帶著重點說明，吸引對方點閱。
實務上，你只需要將文章的內容或網址提供給ChatGPT，並請它產出幾句話的重點摘要。短短數秒，ChatGPT就能讀懂文章大意並提煉出關鍵資訊。例如，如果我們讀到一篇防災新技術的專題報導，ChatGPT可以摘要出「技術名稱解決了什麼問題、帶來哪些效益」等重點，讓我們在分享時附上這段說明。一來接收者能迅速了解這篇文章的大概內容，二來也提升了專業度，顯示出我們已先消化資訊再推薦給對方。有了這項 AI協助，我們再也不用擔心分享連結時詞不達意，讓資訊更有效地傳遞給需要的人。
在舉辦研討會或教育訓練時，常需要邀請外部講者蒞臨。然而許多講者（尤其政府機關同仁）並沒有個人簡歷或介紹資料，需要我們自行撰寫介紹詞。這時，ChatGPT就能發揮極大效用，快速將零散的講者資訊整理成一篇流暢的介紹稿，同時避免疏漏重點。實務情境中，我們通常先透過網路搜尋引擎查找講者的公開經歷，例如曾任職的機關、參與過的重要計畫、得過的獎項等。蒐集完成並核對無誤後，將這些要點交給ChatGPT，請它撰寫講者簡歷。AI 不僅能生成條理清晰、語氣得體的介紹詞，還能有效避免重點遺漏，讓主持人在開場介紹時更顯專業自信
值得注意的是，不建議直接問ChatGPT「某某的經歷是什麼」而不提供資料，因為純靠AI自行上網找可能混入他人資訊或舊資料。ChatGPT若從一篇提到多位講者的新聞稿抓資料，可能會搞不清誰是誰，最後產生錯誤百出的簡歷。正確做法是：人工先確認講者資料，然後再讓AI發揮行文與潤色的專長。
我們以先前邀請數位發展部數位政府司楊耿瑜副司長蒞臨授課為例，先整理出他在資訊及數位服務領域服務多年的經歷、曾參與的專案及專長領域，交由ChatGPT撰寫。不到一分鐘，ChatGPT產出了一篇條理清晰的講者介紹，開頭點出講者在相關領域的年資與專業背景，中段羅列其重要經歷和貢獻，結尾則突出他此次演講主題的權威性。這篇介紹詞語句專業又不失親切，大幅提升了活動宣傳稿的品質。事後審閱只需確認細節正確即可，大大節省了承辦人員反覆修稿的時間與壓力。
QR Code是現代常用的資訊傳遞工具，但製作大量不同內容的QR Code可能很花時間。ChatGPT則提供了一種意想不到但實用的批次處理方法！以下是公部門常見的幾種情境，以及ChatGPT如何協助：
電子名片：同仁外出開會拜訪忘帶名片？沒關係，只要將聯絡資訊提供給ChatGPT，請它產出符合vCard格式的文字並轉成QR Code圖檔。例如輸入姓名、單位、職稱、電話、Email等資訊，ChatGPT 隨即產生一張包含完整電子聯絡卡的QR Code。同仁將這張 QR Code 貼在識別證背面，對方掃碼就能得到聯絡人資訊，再也不怕名片不夠發。
會議簡報/刊物連結：碰到冗長的網址（例如學術論文連結）無法直接在簡報中呈現時，可請ChatGPT幫忙把網址生成QR Code，甚至在下方加上標註文字。舉例而言，我們提供了一個超長的線上文章URL，並附上一個「檔名字型」請ChatGPT將文章標題嵌入QR Code下方，方便觀眾掃描下載文章。以往要做到這點，可能得借助第三方QR Code產生器並手動美編，有了ChatGPT後一氣呵成。當然，若網址過長也可以考慮先縮短網址，以避免QR Code圖案過於複雜。
批次生成：當需要一次產出大量QR Code（例如年報附錄有多條延伸閱讀連結，或研討會需要為每篇論文和每位與會者生成專屬QR Code）時，ChatGPT的威力更凸顯。我們測試將一份多筆的系統名稱及對應網址的Excel清單提供給ChatGPT，並給出明確指示，例如「為每個網址生成一張 400x400的QR Code PNG、以系統名稱為檔名、全部壓縮成一個ZIP供下載」。雖然聽起來像是在對人講，但 ChatGPT 接收到這些指令後，透過工具自動批次產製了所有QR Code，大幅節省人工作業時間。
從以上六個應用場景可以看到，ChatGPT這樣的生成式AI已逐漸成為公部門人員的得力幫手：它可以是輔助分析民意的助手、是撰寫文字的智囊、是命題的學者、是資訊摘要的整理員、是介紹講者的文案幫手、也是批量產出QR Code的工具人。善用這些AI工具，不僅讓平日繁雜的行政工作更為順暢，也讓我們有更多時間專注在決策研擬、政策創新等更有價值的事情上。
當然，我們也提醒，在享受AI帶來的便利時，仍需保持專業謹慎，輸出內容中的事實、數據或引文需要人工把關，避免錯用資訊；對於機密或敏感資料的處理也要遵守相關規範，不可全權交由AI。只要妥善管理，擁抱AI，就能替我們解放大量時間與腦力，讓公部門的日常運作更加高效、透明。未來，期待有更多創新的AI應用在政府單位萌芽，推動數位政府邁向新的里程碑！
